Tout le personnel présent lors de l’ouverture ou de la fermeture de la BU, participe aux différentes opérations sous la responsabilité d’un bibliothécaire.
La personne en BAO coordonne les opérations d'ouverture ; elle a pour mission :
→ allumer tous les éclairages de la BU
→ saisir le nombre d'entrées et le nombre de prêts dans le fichier STATS Entrées_Prêts 202X (dossier
partagé bu-bao/STAT) en utilisant Affluences et Absys comme indiqué dans le tutoriel (voir dossier partagé
bu-bao /Procedures SP/Tutoriels & Mode emploi ou sur EspaceBib)
→ ouvrir le sas et s'assurer de son bon fonctionnement
→ centraliser les problèmes constatés par l'équipe d'ouverture (absence de personnels, problème
d'électricité, panne de SIGB, fuite d'eau, dysfonctionnement du sas ou de l'automate...) et en informer par
courriel ou par téléphone, selon le degré d'urgence, le ou les services concernés
Le reste de l'équipe a pour mission :
→ informer la personne du BAO de tout problème constaté
→ s'assurer que la bibliothèque est prête à recevoir du public (chaises, tables et ouvrages rangés, accès aux
rayonnages dégagés)
→ allumer les écrans de tous les postes publics OPACs et s'assurer qu'ils fonctionnent ; en cas de panne,
relever le numéro du poste et le transmettre à bu-informatique@univ-avignon.fr
→ vérifier que les stations d'impression et les photocopieurs sont bien allumées et s'assurer qu'ils sont
prêts à l'usage
→ aérer les espaces : ouvrir les fenêtres des espaces publics
La personne en BAO coordonne les opérations de fermeture.
19h30 :
→ première annonce programmée de la fermeture de la BU
→ fin des communications en magasin
L'équipe de fermeture est en salle pour :
→ ranger les chaises
→ contrôler la fermeture des fenêtres, patios et salles de travail en groupe
→ ranger les usuels, les livres d'art et les périodiques directement sur les rayonnages
→ rapporter les livres sur les étagères de reclassement en BPR
(Attention : en période de forte affluence et selon le personnel présent en fermeture, il faut anticiper ces
tâches)
19h40 :
→ extinction de tous les OPACs
→ Durant toute la semaine, du lundi au vendredi, les imprimantes doivent rester sous tension : les laisser en
veille durant la nuit, afin qu’elles soient opérationnelles dès l’entrée des lecteurs à 7h45. Bien éteindre les
imprimantes le vendredi à la fermeture, et ne pas oublier de les rallumer le lundi matin.
19h45 :
→ deuxième annonce programmée
→ contrôle des magasins
→ extinction des lumières dans les locaux photocopieurs
19h50 à 20h : lorsque la bibliothèque est vide et que tous les collègues sont au BAO :
→ extinction des postes professionnels
→ extinction des lumières
→ fermeture des fenêtres des espaces publics
→ fermeture du sas (en cas de dysfonctionnement, avertir l'équipe de sécurité de l'université au 2617)
→ départ groupé par le SAS
Fonctionnement du boîtier de commande (à l’intérieur de la BU)
Le boîtier active uniquement la porte du SAS extérieure à la bibliothèque.
position 32 : permet de bouger la porte manuellement (ex. pour nettoyer les vitres)
position 16 : porte extérieure reste ouverte
position 8 : la plus courante en journée : fonctionnement automatique : ouverture et fermeture en grand position d’hiver : ouverture plus étroite de la porte en cas de froid ou de bruit extérieur
position 2 : Autorise la sortie mais pas l’entrée (à activer au moment de la fermeture)
position 1 : fermeture totale dans les 2 sens
En cas de dysfonctionnement, certains points de la ligne verticale «Error » clignotent, ainsi que le voyant «Reset». Repérer les numéros des codes erreur afin de pouvoir les signaler au technicien.
Fonctionnement de la Télécommande (à prendre dans le tiroir des clés du BAO) :
bouton gauche : empêche l’ouverture de la porte (pour revenir à la fonction automatique, réappuyer sur le bouton gauche). Le bouton droit n’est pas actif.
Avant d’appeler la maintenance, tenter de réinitialiser le boîtier :
amener le curseur vert sur la position Reset puis appuyer simultanément sur les 2 boutons fléchés : le voyant Reset clignote vert, il est actif. Puis, ramener le curseur sur la position 8 →la porte effectue un cycle complet d’ouverture et de fermeture en vitesse lente. Pour que ce cycle puisse s'effectuer correctement, il est impératif de bloquer tous les passages dans le sas, une personne à l'extérieur pour empêcher les entrées, une autre à l'intérieur pour bloquer les sorties. A la fin du cycle, le voyant Reset ne clignote plus → le boîtier est réinitialisé. en dernier recours, appuyer sur le bouton gauche de la télécommande qui sert aussi à réinitialiser
En cas d'échec, Patrick Paulin contacte la société. En son absence, contacter la sécurité (2617).