Pour rappel, les procédures de gestion communes à tous les personnels de l’établissement sont en ligne sur e-doc après authentification.
Une page est également consacrée à la gestion des personnels BU (listes d’aptitude, tableaux d’avancement).
Congés ordinaires
Ce sont les jours de congés auxquels l’agent a droit au titre d’une année universitaire, calculés en fonction de sa quotité de travail et de son temps de présence dans le service sur la période de référence.
Ils comprennent des jours de congés imposés, qui sont en fonction du calendrier d’ouverture et de fermeture de l’établissement adopté en Conseil d’administration, et des jours de congés mobiles que l’agent peut poser tout au long de l’année universitaire, sous réserve des nécessités de service.
J’adresse un courriel à mon supérieur hiérarchique (N+1) 48 heures au moins avant la date souhaitée de départ en congés, en mettant en copie l'alias bu-planning@univ-avignon.fr.
Les collègues en charge des plannings d’accueil ainsi informés vérifient si la demande ne pose pas de difficulté pour assurer l’ouverture ou la fermeture de la bibliothèque. Ils en informent à leur tour le N+1 de l’agent qui, en fonction des nécessités de service, peut autoriser ou non l’agent à partir en congés aux dates souhaitées.
Si ma demande de congé concerne un jour de télétravail, il n’est pas nécessaire de mettre bu-planning en copie de mon message.
Lorsque sa demande de congés ordinaires est acceptée par son N+1, il appartient à l’agent de saisir les jours de congés sollicités en « C » dans sa feuille de congés (ENT, rubrique « Mes infos »). Si des reliquats de congés sont encore disponibles l’agent peut les saisir en notant un « N ».
Le N+1 de l’agent reçoit alors une notification par courriel. Il doit à son tour valider définitivement la demande dans la feuille de congés de l’agent.
L’agent ne peut partir en congés tant que sa feuille de congés n’est pas à jour et sa demande validée par son N+1.
Si le N+1 de l’agent est absent, la demande de congés pourra être validée sur le principe par le N+2, et saisie dans la feuille de congés par le validateur secondaire.
L’agent n’a pas à indiquer à son N+1 le motif de sa demande de congés ordinaires. Ceux-ci relèvent de la convenance personnelle.
Ces congés doivent toutefois être posés à des périodes que l’agent aura anticipées, et qu’il mettra à profit pour faire une coupure avec son activité professionnelle.
Dans certaines situations, l’agent peut être amené à s’absenter de manière imprévue dans un délai inférieur à 48 heures (intervention d’un artisan à domicile, problème de transport, rendez-vous médical, etc.).
Il doit alors solliciter par courriel une demande de congé auprès de son N+1 en mettant les plannings en copie. Toutefois, cette solution dérogatoire devra rester exceptionnelle.
L’agent doit poser les congés ordinaires auxquels il a droit entre le 1er septembre et le 31 août de l’année universitaire de référence.
S’il n’a pas épuisé ses congés ordinaires à la date du 31 août, il a la possibilité de les solder jusqu’au 31 décembre de la même année en vertu d’une tolérance accordée par l’établissement.
Entre le 1er septembre et le 31 décembre, ces jours de congés apparaîtront alors en « N » (jours non pris année précédente) dans sa feuille de congés (ENT, rubrique « Mes infos »).
Ces jours de congés non pris devront être utilisés en priorité avant d’entamer le solde de congés de la nouvelle année universitaire.
Au-delà du 31 décembre, l’agent ne pourra plus bénéficier de ces jours de congés (« N »), qui seront définitivement perdus. Pour éviter de se retrouver dans cette situation, l’agent peut faire le choix de participer à la campagne annuelle de compte-épargne temps (CET) communiquée à tous les agents de l’université par la DRH, et déposer ces jours non pris (« N ») sur un CET.
Autres absences
Je préviens mon N+1 au plus tôt par courriel en mettant en copie également l’alias bu-planning@univ-avignon.fr.
Si je suis dans l’incapacité d’envoyer un message, j’appelle la banque d’accueil (04 90 16 27 87) pour demander que l’information soit transmise aux plannings.
Si je suis malade, je vais dans la plupart des cas solliciter un rendez-vous auprès de mon médecin traitant. Ce dernier établira alors un certificat d’arrêt de travail.
Il est impératif de transmettre ce document dans un délai de 48 heures maximum à compter du premier jour d’absence pour maladie.
Par ailleurs, ce document doit être adressé directement au Pôle Gestion de la DRH et non à la Bibliothèque Universitaire.
Si je ne suis pas en mesure de transmettre l’arrêt de travail dans les délais – je n’ai pas pu obtenir un rendez-vous médical dans les 48 heures par exemple – j’en informe mon gestionnaire au sein de la DRH (voir la liste des gestionnaires sur e-doc).
L’arrêt de travail peut être envoyé par voie postale (cachet de la Poste faisant foi), ou bien remis en mains propres à la DRH par un proche ou un collègue.
L’agent n’a pas la main pour saisir lui-même le ou les jours de maladie dans sa feuille de congés. Il appartient à son N+1 de noter en « M » les jours correspondants et d’en indiquer les dates de début et de fin.
C’est la raison pour laquelle il est important que je communique à mon N+1 les dates de début et de fin figurant sur l’arrêt de travail établi par mon médecin traitant, afin que mon N+1 puisse mettre à jour ma feuille de congés.
La DRH transmettra ensuite au N+1 l’arrêté d’absence dont il lui appartiendra de vérifier la concordance avec les dates notées dans l’ENT.
Si je ne suis pas en état de venir travailler, mais que mon état ne nécessite pas pour autant de consulter un médecin, il m’appartiendra alors de rattraper les heures non travaillées selon un planning concerté avec mon N+1.
L’absence sera noté en « A » dans ma feuille de congés.
A titre dérogatoire et exceptionnel, et en accord avec mon N+1, une absence de cette nature pourra être régularisée par un congé ordinaire « C » qu’il m’appartiendra de saisir dans ma feuille de congés (ENT, rubrique « Mes infos ») et que mon N+1 validera.
J’informe au plus vite mon N+1, ainsi que les responsables des plannings. Le courriel est alors à privilégier.
J’informerai ultérieurement mon N+1 des modalités de récupération. Si je dispose d’un crédit d’heures supplémentaires, je peux saisir les récupérations dans Planno => Congés => Poser des récupérations
Formation continue
Pour mémoire, les besoins en formation doivent faire l’objet d’un échange entre l’agent et son N+1 au cours de l’entretien professionnel individuel (EPI) annuel. Cela doit leur permettre notamment de s’entendre sur les actions de formation qui pourront être sollicitées au cours de l’année universitaire suivante, en grande partie en lien avec les objectifs professionnels fixés.
Si je souhaite m’inscrire à une action de formation, j’envoie donc un courriel à mon N+1 avec en copie le Correspondant Formation (alias bu-formapers@univ-avignon.fr) en lui communiquant toutes les informations connues, nécessaires à la décision : nature de la formation, organisme, dates, durée, programme.
Le N+1 et le Correspondant Formation valident ensemble la formation.
Procédures d’inscription à une formation gratuite :
1- Je transmets à bu-secrétariat@univ-avignon.fr le bulletin d’inscription préalablement rempli nécessitant une signature du directeur
2- Je me charge d’envoyer le bulletin d’inscription signé à l’organisme de formation en mettant bu-formapers@univ-avignon.fr en copie.
Procédures d’inscription à une formation payante :
1- Je transmets à bu-secrétariat@univ-avignon.fr le bulletin d’inscription préalablement rempli nécessitant une signature du directeur
2- Je précise le montant à engager (lien vers la formation)
3- Je me charge d’envoyer le bulletin d’inscription signé et le bon de commande à l’organisme de formation en mettant bu-formapers@univ-avignon.fr en copie
Si la formation est en présentiel (gratuite ou payante) :
1 - Je remplis la demande de mission disponible via le lien suivant accompagnée de l'invitation de l'organisme et autres informations utiles et la transmets à bu-secretariat@univ-avignon.fr
2 - Je transmets le plus rapidement possible à bu-secretariat@univ-avignon.fr les horaires de train souhaités pour réservation et prise en charge
3 - Si une nuit d’hôtel est nécessaire, je réserve moi-même l’hôtel, les frais engagés me seront remboursés à mon retour de mission (voir point 4)
4 - Au retour de mission, je remplis l'état des frais disponible via le lien suivant, en y joignant, le cas échéant, tous les justificatifs.
Quelle que soit le type de formation (présentiel ou distanciel), je pense à communiquer l’information en amont à l’alias bu-planning@univ-avignon.fr pour prise en compte de mon absence dans les plannings d’accueil.
Pour plus de précisions, cliquez ici.
Toute absence pour formation doit être notée en « O » Formation dans ma feuille de congés (ENT, rubrique « Mes infos »), et validée par mon N+1.
Si la formation dure toute la journée et se déroule sur le site où je suis habituellement localisé, je me conforme aux horaires prévus dans le programme de la formation que j’aurais au préalable communiqué à mon N+1.
Je ne suis donc pas tenu d’assurer l’ouverture ou la fermeture de la bibliothèque ce jour-là.
Le matin ou l’après-midi selon le cas, je me conforme aux horaires de la formation (en règle générale, une demi-journée de formation dure 3 heures au plus).
S’agissant de l’autre demi-journée, j’assure l’ouverture ou la fermeture de la bibliothèque selon le cas, comme habituellement.
Oui, il est possible de suivre la formation à son domicile.
Oui, il est possible de récupérer les heures de formation :
- pour une demi-journée de formation je récupère une demi-journée de congé ou un quota de 3 heures
- pour une journée de formation je récupère une journée de congé ou un quota de 6 heures
Les heures récupérées devront être notées en « R » (Récupération) dans ma feuille de congés.
Télétravail
Il n’est pas possible dans ces situations d’être en télétravail. L’absence doit cependant être justifiée dans l’ENT. Plusieurs possibilités :
- enfant malade : il faut saisir la lettre E. Les justificatifs d’absence fournis par le médecin doivent être conservés par l’agent en cas de contrôle de la DRH.
- pour tout autre imprévu : il est nécessaire soit de poser congé (lettre C) soit de poser des heures de récupérations (lettre R)
Si l’on dispose d’un quota d’heures supplémentaires, on peut en plus saisir les heures de récupérations dans Planno => Congés => Poser des récupérations
Non, en cas de COVID je viens travailler normalement. Cependant, je veille à respecter les gestes barrières : se laver les mains, éternuer et tousser dans son coude, utiliser un mouchoir à usage unique, porter un masque jetable ou lavable, rester à distance des autres et limiter les contacts, aérer son bureau.