Foire aux questions (FAQ) – Procédures de gestion des personnels

Ce sont les jours de congés auxquels l’agent a droit au titre d’une année universitaire, calculés en fonction de sa quotité de travail et de son temps de présence dans le service sur la période de référence.
Ils comprennent des jours de congés imposés, qui sont en fonction du calendrier d’ouverture et de fermeture de l’établissement adopté en Conseil d’administration, et des jours de congés mobiles que l’agent peut poser tout au long de l’année universitaire, sous réserve des nécessités de service.

J’adresse un courriel à mon supérieur hiérarchique (N+1) 48 heures au moins avant la date souhaitée de départ en congés, en mettant en copie les alias bu-planning@univ-avignon.fr et busecretariat@univ-avignon.fr
Les collègues en charge des plannings d’accueil (BU Maurice Agulhon) ainsi informés vérifient si la demande ne pose pas de difficulté pour assurer l’ouverture ou la fermeture de la bibliothèque. Ils en informent à leur tour le N+1 de l’agent qui, en fonction des nécessités de service, peut autoriser ou non l’agent à partir en congés aux dates souhaitées.
Une fois la demande accordée, le secrétariat du service saisit les dates d’absence de l’agent dans PPME.

Lorsque sa demande de congés ordinaires est acceptée par son N+1, il appartient à l’agent de saisir les jours de congés sollicités en « C » dans sa feuille de congés (ENT, rubrique « Mes infos »).
Le N+1 de l’agent reçoit alors une notification par courriel. Il doit à son tour valider définitivement la demande dans la feuille de congés de l’agent.
L’agent ne peut partir en congés tant que sa feuille de congés n’est pas à jour et sa demande validée par son N+1.
Si le N+1 de l’agent est absent, la demande de congés pourra être validée sur le principe par le N+2, et saisie dans la feuille de congés par le validateur secondaire (secrétaire de direction).

L’agent n’a pas à indiquer à son N+1 le motif de sa demande de congés ordinaires. Ceux-ci relèvent de la convenance personnelle.
Ces congés doivent toutefois être posés à des périodes que l’agent aura anticipées, et qu’il mettra à profit pour faire une coupure avec son activité professionnelle.

Dans certaines situations, l’agent peut être amené à s’absenter de manière imprévue dans un délai inférieur à 48 heures (intervention d’un artisan à domicile, problème de transport, rendez-vous médical, etc.).
Il doit alors solliciter par courriel une autorisation spéciale d’absence auprès de son N+1. L’agent devra par ailleurs rattraper les heures non travaillées selon un planning concerté avec son N+1.
En outre, cette absence devra être notée par l’agent en « A » (autre absence) dans sa feuille de congés, et validée par son N+1.
Si l’agent n’est pas en capacité de rattraper les heures non travaillés, un jour (ou une demie-journée) de congé ordinaire pourra être posé pour régulariser son absence. Toutefois, cette solution dérogatoire devra rester exceptionnelle.

L’agent doit poser les congés ordinaires auxquels il a droit entre le 1er septembre et le 31 août de l’année universitaire de référence.
S’il n’a pas épuisé ses congés ordinaires à la date du 31 août, il a la possibilité de les solder jusqu’au 31 décembre de la même année en vertu d’une tolérance accordée par l’établissement.
Entre le 1er septembre et le 31 décembre, ces jours de congés apparaîtront alors en « N » (jours non pris année précédente) dans sa feuille de congés (ENT, rubrique « Mes infos »).
Ces jours de congés non pris devront être utilisés en priorité avant d’entamer le solde de congés de la nouvelle année universitaire.
Au-delà du 31 décembre, l’agent ne pourra plus bénéficier de ces jours de congés (« N »), qui seront définitivement perdus. Pour éviter de se retrouver dans cette situation, l’agent peut faire le choix de participer à la campagne annuelle de compte-épargne temps (CET) communiquée à tous les agents de l’université par la DRH, et déposer ces jours non pris (« N ») sur un CET.

Je préviens mon N+1 au plus tôt par tout moyen (téléphone, courriel…) en demandant au besoin à un proche de le prévenir si je ne suis pas en état de le faire.
Le courriel est à privilégier car il permettra de mettre en copie également les alias buplanning@univ-avignon.fr et bu-secretariat@univ-avignon.fr. Les collègues concernés pourront ainsi me remplacer aux banques d’accueil si nécessaire, et mettre à jour respectivement les plannings d’accueil et de service (PPME).

Si je suis malade, je vais dans la plupart des cas solliciter un rendez-vous auprès de mon médecin traitant. Ce dernier établira alors un certificat d’arrêt de travail.
Il est impératif de transmettre ce document dans un délai de 48 heures maximum à compter du premier jour d’absence pour maladie.
Par ailleurs, ce document doit être adressé directement au Pôle Gestion de la DRH et non à la Bibliothèque Universitaire.
Si je ne suis pas en mesure de transmettre l’arrêt de travail dans les délais – je n’ai pas pu obtenir un rendez-vous médical dans les 48 heures par exemple – j’en informe mon gestionnaire au sein de la DRH (voir la liste des gestionnaires sur e-doc).
L’arrêt de travail peut être envoyé par voie postale (cachet de la Poste faisant foi), ou bien remis en mains propres à la DRH par un proche ou un collègue.

L’agent n’a pas la main pour saisir lui-même le ou les jours de maladie dans sa feuille de congés. Il appartient à son N+1 de noter en « M » les jours correspondants et d’en indiquer les dates de début et de fin.
C’est la raison pour laquelle il est important que je communique à mon N+1 les dates de début et de fin figurant sur l’arrêt de travail établi par mon médecin traitant, afin que mon N+1 puisse mettre à jour ma feuille de congés.

Si je ne suis pas en état de venir travailler, mais que mon état ne nécessite pas pour autant de consulter un médecin, il m’appartiendra alors de rattraper les heures non travaillées selon un planning concerté avec mon N+1.
L’absence sera noté en « A » dans ma feuille de congés.
A titre dérogatoire et exceptionnel, et en accord avec mon N+1, une absence de cette nature pourra être régularisée par un congé ordinaire « C » qu’il m’appartiendra de saisir dans ma feuille de congés (ENT, rubrique « Mes infos ») et que mon N+1 validera.

Tout d’abord, j’en informe au plus vite mon N+1, ainsi que le secrétariat de direction et les responsables des plannings. Le courriel est alors à privilégier.
L’agent doit également remplir un formulaire de demande d’autorisation d’absence disponible dans e-doc (Rubrique Direction des Ressources humaines > Pôle Gestion des personnels > Procédures et documents communs à toutes les populations).
Pour une absence ne dépassant pas la demie-journée, le formulaire n’a pas à être transmis à la DRH.
Le N+1 conserve le formulaire permettant ainsi de couvrir l’agent dans ses déplacements domicile-travail, puisqu’ils sortent exceptionnellement du cadre de son rythme de travail habituel.

Pour mémoire, les besoins en formation doivent faire l’objet d’un échange entre l’agent et son N+1 au cours de l’entretien professionnel individuel (EPI) annuel. Cela doit leur permettre notamment de s’entendre sur les actions de formation qui pourront être sollicitées au cours de l’année universitaire suivante, en grande partie en lien avec les objectifs professionnels fixés.
Si je souhaite m’inscrire à une action de formation, j’envoie donc un courriel à mon N+1 en lui communiquant toutes les informations connues, nécessaires à la décision : nature de la formation, organisme, dates, durée, programme.
Je pense également à communiquer l’information en amont aux alias bu-planning@univ-avignon.fr et bu-secretariat@univ-avignon.fr pour prise en compte de l’absence dans les plannings d’accueil et mise à jour du planning de service (PPME).
Enfin, j’en informe l’alias bu-formapers@univ-avignon.fr car le responsable de la formation continue des personnels doit avoir une vue d’ensemble des formations suivies par les agents du service, notamment à des fins statistiques (ESGBU).

Toute absence pour formation doit être notée en « O » Formation dans ma feuille de congés (ENT, rubrique « Mes infos »), et validée par mon N+1.
S’agissant de l’inscription proprement dite, il convient de se conformer aux procédures communiquées par l’organisme responsable de la formation (Avignon Université, CRFCB, Enssib...). En règle générale, le bulletin d’inscription doit être signé par le responsable de service.
Si la participation à une formation implique un déplacement et/ou un hébergement, l’établissement d’un ordre de mission avec frais sera alors nécessaire.

Si la formation dure toute la journée et se déroule sur le site où je suis habituellement localisé, je me conforme aux horaires prévus dans le programme de la formation que j’aurais au préalable communiqué à mon N+1.
Je ne suis donc pas tenu d’assurer l’ouverture ou la fermeture de la bibliothèque ce jour-là.

Le matin ou l’après-midi selon le cas, je me conforme aux horaires de la formation (en règle générale, une demie-journée de formation dure 3 heures au plus).
S’agissant de l’autre demie-journée, j’assure l’ouverture ou la fermeture de la bibliothèque selon le cas, comme habituellement.
Si cette formation est programmée sur une demie-journée où je ne travaille pas habituellement, elle ne pourra être récupérée que si je suis à temps partiel. Si elle se déroule sur une demie-journée libérée, je ne pourrai pas demander à récupérer les heures faites.

Oui, je peux demander à mon N+1 de récupérer les heures correspondantes car ma quotité de travail à temps partiel fait que ma rémunération est proportionnellement réduite.
Toutefois, ma demande de récupération devra faire l’objet d’un accord de la part de mon N+1, et tenir compte des nécessités de service.
Par ailleurs, les heures récupérées devront être notées en « R » (Récupération) dans ma feuille de congés.

Si l’action de formation concerne l’ensemble des personnels et est rendue obligatoire pour raison de service, je dois y assister dans son intégralité.
En outre, celle-ci ne pourra pas donner lieu à une récupération horaire.
Toutefois, si je rencontre une impossibilité majeure pour assister à cette demie-journée, je peux solliciter une autorisation d’absence exceptionnelle en accord avec mon N+1. La demande devra être argumentée et présentée dans un délai suffisant.
Cette absence devra par ailleurs être notée en « A » (autre absence) dans la feuille de congés de l’agent et validée par son N+1.